কার্যক্রম নিষিদ্ধ আওয়ামী লীগ আমলের লোগোসংবলিত নথি কাভার পরিবর্তন করে নতুন নথি কাভার ব্যবহারের সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে। একইসঙ্গে দাপ্তরিক গোপনীয়তা নিশ্চিত করা, ডিজিটাল নথি নম্বর বাধ্যতামূলক করা, সিসি ক্যামেরা স্থাপন, অডিট কার্যক্রমে কঠোরতা এবং বিভাগীয় মামলা দ্রুত নিষ্পত্তিসহ মন্ত্রণালয়ের সার্বিক নিরাপত্তা জোরদারে একাধিক গুরুত্বপূর্ণ নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে।

মন্ত্রণালয়ের জুন মাসের অভ্যন্তরীণ সমন্বয় সভায় এসব সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়। সভার কার্যবিবরণী সূত্রে এ তথ্য জানা গেছে। গত ২৫ জুন মন্ত্রণালয়ের সম্মেলন কক্ষে সচিব মো. নজরুল ইসলামের সভাপতিত্বে অনুষ্ঠিত এ সভায় প্রশাসনিক কার্যক্রম, নথি ব্যবস্থাপনা, অডিট, শৃঙ্খলা ও নিরাপত্তা-সংক্রান্ত বিভিন্ন বিষয় নিয়ে বিস্তারিত আলোচনা হয়। সভার সিদ্ধান্ত অনুযায়ী, পুরোনো নথিতে থাকা আওয়ামী লীগ সরকারের সময়কার ছবি বা লোগোসংবলিত নথি কাভার পরিবর্তন করে নতুন নথি কাভার ব্যবহার করতে হবে। পাশাপাশি সচিবালয় নির্দেশমালা-২০২৪ অনুসারে মন্ত্রণালয়ের সব শাখা ও অধিশাখায় ডিজিটাল নথি নম্বর ব্যবহার বাধ্যতামূলক করা হয়েছে। একই নির্দেশনা মন্ত্রণালয়ের অধীনস্থ সব দপ্তর ও সংস্থায়ও বাস্তবায়নের উদ্যোগ নেওয়া হবে।

দাপ্তরিক গোপনীয়তা নিশ্চিত করতে প্রশাসনিক কর্মকর্তাদের নথির তত্ত্বাবধানকারী হিসেবে দায়িত্ব পালনের পাশাপাশি নথি ও পত্র আদান-প্রদানে বাধ্যতামূলকভাবে মুভমেন্ট রেজিস্টার ব্যবহারের সিদ্ধান্ত হয়েছে। এছাড়া আদালতে মূল নথি পাঠানোর আগে প্রশাসনিক কর্মকর্তাকে নথির একটি ছায়ালিপি সংরক্ষণ করতে হবে এবং নির্ধারিত সময়ের মধ্যে মূল নথি ফেরত আনার ব্যবস্থা নিশ্চিত করতে হবে। নথির নিরাপত্তা আরো জোরদারে মন্ত্রণালয়ের সব শাখায় প্রয়োজনীয় স্থানে সিসি ক্যামেরা স্থাপনের সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে। এ বিষয়ে এরই মধ্যে গণপূর্ত ই/এম বিভাগ-৪-এর নির্বাহী প্রকৌশলীকে চিঠি দেওয়া হয়েছে। একইসঙ্গে সিসি ক্যামেরার নিয়মিত মনিটরিং এবং মাসিক ফুটেজ সিডিতে সংরক্ষণের নির্দেশ দেওয়া হয়েছে।

সভায় অডিট ব্যবস্থাপনায়ও কঠোর অবস্থান নেওয়া হয়। অডিট আপত্তি দ্রুত নিষ্পত্তি, আর্থিক অনিয়ম ও দুর্নীতি শনাক্ত, দায়ীদের বিরুদ্ধে আইনানুগ ব্যবস্থা গ্রহণ এবং অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা কার্যক্রম আরো সক্রিয় করার নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে। পূর্ত অডিট অধিদপ্তরের সঙ্গে সমন্বয় বাড়িয়ে অডিট আপত্তি নিষ্পত্তির হার বৃদ্ধির ওপর গুরুত্বারোপ করা হয়। পাশাপাশি মন্ত্রণালয় থেকে নিয়মিত অডিট টিম পাঠানো এবং অতিরিক্ত সচিবের (অডিট) নেতৃত্বে নিয়মিত সভা আয়োজনের সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে। এছাড়া জাতীয় গৃহায়ন কর্তৃপক্ষ, রাজধানী উন্নয়ন কর্তৃপক্ষ (রাজউক) এবং চট্টগ্রাম উন্নয়ন কর্তৃপক্ষে পরিচালিত অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষায় উত্থাপিত আপত্তি ও সেগুলোর ভিত্তিতে গৃহীত ব্যবস্থা সম্পর্কে আগামী সমন্বয় সভায় বিস্তারিত প্রতিবেদন উপস্থাপনের নির্দেশ দেওয়া হয়েছে।

বিভাগীয় মামলার ক্ষেত্রেও দ্রুত নিষ্পত্তির ওপর জোর দেওয়া হয়েছে। দুই মাসের বেশি সময় ধরে অনিষ্পন্ন তদন্তের প্রতিবেদন দ্রুত জমা দিতে সংশ্লিষ্ট তদন্ত কর্মকর্তাদের তাগিদ দেওয়ার পাশাপাশি এক বছরের বেশি পুরোনো এবং ৬ মাসের বেশি সময় ধরে চলমান মামলার হালনাগাদ পরিসংখ্যান আগামী অভ্যন্তরীণ সমন্বয় সভার আগে জমা দিতে বলা হয়েছে। তদন্ত প্রতিবেদনে সুনির্দিষ্ট ও মানসম্মত সুপারিশ অন্তর্ভুক্ত করার নির্দেশনাও দেওয়া হয়েছে। এছাড়া প্রশাসনিক কর্মকর্তাদের নিজ দায়িত্বে শাখাগুলোর আমানতের দায়িত্ব পালন এবং বিভিন্ন শাখার কক্ষ খোলার তালা ব্যবস্থাপনা প্রশাসন অনুবিভাগকে পর্যালোচনার নির্দেশ দেওয়া হয়েছে।

মন্ত্রণালয়ের সার্বিক নিরাপত্তা জোরদারের অংশ হিসেবে সব শাখা, অধিশাখা ও অনুবিভাগে নিরাপত্তা ব্যবস্থা আরো শক্তিশালী করার সিদ্ধান্ত হয়েছে। দাপ্তরিক কাজ শেষে সব বৈদ্যুতিক সুইচ বন্ধ রাখা, অগ্নিকাণ্ড প্রতিরোধে সর্বোচ্চ সতর্কতা অবলম্বন এবং বিদ্যুৎ ও জ্বালানির সাশ্রয়ী ব্যবহারের নির্দেশও দেওয়া হয়েছে। সভায় সচিব মো. নজরুল ইসলাম বলেন, গৃহীত সিদ্ধান্তগুলো যথাযথভাবে বাস্তবায়নের জন্য সংশ্লিষ্ট সব কর্মকর্তাকে সততা, সময়ানুবর্তিতা, আন্তরিকতা ও দক্ষতার সঙ্গে দায়িত্ব পালন করতে হবে।

"