ব্যক্তিগত বা প্রাতিষ্ঠানিক কাজে যোগাযোগের একটি গুরুত্বপূর্ণ এবং প্রতিষ্ঠিত মাধ্যম হলো ই-মেইল। অনেক সময়ই আমাদেরকে একটি নির্দিষ্ট সময়ে ই-মেইল করতে হয়। কিন্তু আগে থেকে প্রস্তুত করে রাখা কোনও মেইলকে পরে কোনও নির্দিষ্ট সময়ে পাঠাতে গেলে প্রায়ই ভুলে যাওয়ার একটা আশঙ্কা থাকে। এই বিপদের হাত থেকে বাঁচতে জিমেইলে মেইল শিডিউল করার সুযোগ রয়েছে। জিমেইলের বিল্টইন টুলটি ব্যবহারকারী যে কোনও সময় মেইল কম্পোজ করে এবং প্রয়োজনীয় ফাইল অ্যাটাচ করে পরবর্তী যেকোনও তারিখ এবং সময় ঠিক করে পাঠানো যায়। শিডিউল করে রাখার পর জিমেইল বন্ধ থাকলেও সার্ভার থেকে আপনা-আপনি সেটি নির্দিষ্ট ঠিকানায় চলে যাবে।

মেইল শিডিউল করার নিয়ম-

১. মেইলটি তৈরি করতে হবে (সেটা নতুন অথবা অন্য কোনও মেইলের ফরোয়ার্ড বা রিপ্লাই যাই হোক)।

২. সাবজেক্ট লাইনে মেইলের সাবজেক্ট এবং রিসিপেন্ট লাইনে প্রাপক বা প্রাপকদের ঠিকানা দিয়ে দিতে হবে।

৩. এবার ‘শিডিউল সেন্ড’ অপশনে যেতে হবে। অপশনটি মেইলের ঠিক নিচের বাম দিকে থাকা নীল সেন্ড বাটনটির পাশে ছোট একটি ড্রপ ডাউন বক্স রয়েছে সেখানে ক্লিক করলে এই অপশনটি পাওয়া যাবে। সেটাতে ক্লিক করতে হবে।

৪. ‘শিডিউল সেন্ড’ অপশনে ক্লিক করার পর একটি পপআপ আসবে।

৫. সেখানে প্রথমে প্রিডিফাইন্ড কিছু দিন এবং সময় দেখাবে। সেটার সঙ্গে মিলে গেলে সেটাতে ক্লিক করলেই হবে।

৬. এর বাদে অন্যকোনও সময় পাঠাতে চাইলে ‘পিক ডেট অ্যান্ড টাইম’ নামে একটি অপশন আছে সবার নিচে সেখানে ক্লিক করতে হবে।

৭. সেখানে ক্লিক করলে একটি ক্যালেন্ডারের পপআপ আসবে।

৮. সেখানে বামে ক্যালেন্ডার থেকে প্রথমে ডেট সিলেক্ট করে দিতে হবে। এরপর ডানে সময়ের ঘরে ঠিকে সেই ফরম্যাটের আদলে সময় লিখে দিতে হবে।

৯. এর পর নিচের ডানে থাকা নীল রংয়ের ‘শিডিউল সেন্ড’ বাটনে ক্লি করতে হবে।

১০. এরপর মেইলটি ‘শিডিউলড’ নামে ক্যাটাগরিতে জমা থাকবে। সেখান থেকে নির্দিষ্ট সময়ে মেইলটি চলে যাবে।

ব্যবহারকারী চাইলে ‘শিডিউলড’ ক্যাটাগরিতে গিয়ে মেইলটিকে এডিট করতে পারবে অথবা চাইলে ক্যানসেলও করতে পারবে। তবে শিডিউল করা সময়ের আগে এগুলো করতে হবে। মোবাইলেও ফিচারটি রয়েছে। ব্যবহারকারী চাইলে তার মোবাইল থেকে উপরের ডানে থাকা তিন ডটের অপশনে ট্যাপ করে ফিচারটি ব্যবহার করতে পারবে। শিডিউলের আরও অ্যাডভান্স ফিচার ব্যবহার করতে চাইলে থার্ড পার্টির কিছু অ্যাড-অনস রয়েছে যেমন বুমেরাং বা রাইট ইনবক্স। এগুলো ব্যবহার করেও শিডিউল করা যায়।